Az online ügyintézés népszerűségének köszönhetően szükség van egy olyan megoldásra, amivel az elektronikus dokumentumokat megtelelően hitelesíteni lehet. Papír alapú dokumentumoknál a hitelesítés aláírással, komolyabb dokumentumok esetén pedig tanúk aláírásával történik. Elektronikus dokumentumok esetén azonban ez nem működik, mert a hagyományos aláírás csak egy kép lenne, ami könnyen hamisítható. Emiatt fejlesztették ki az elektronikus aláírást.

Elektronikus aláírással személyes dokumentumok és céges dokumentumok, pl. az e-hiteles cégkivonat is rendelkezhetnek. Az elektronikus aláírást azonban nem úgy kell elképzelni, mint egy kézzel írtat, hanem ez digitálisan létezik, egy kódsorozatról van szó, amelynek elkészítéséhez és megtekintéséhez is egy speciális programra van szükség. Elektronikus aláírás készítéséhez szükség van egy speciális programra (szerencsére ingyenes programok is léteznek, mint pl. az e-Szignó), egy kulcspárra, amivel a hitelesítés történik, egy tanúsítványra, valamint magára a dokumentumra.

Elektronikus aláírást kaphat tisztán digitális dokumentum is, mint pl. az es3-as formátumú e-hiteles cégkivonat, vagy letöltött, beszkennelt dokumentumokat is lehet így hitelesíteni. Az elektronikus aláírás mellett gyakran időbélyeggel is ellátják a fontos dokumentumokat, melyek így magasabb hitelesítési szinttel rendelkeznek.

Az elektronikus aláírás ellenőrzése és speciális programmar történik, amely ellenőrzi a kulcsot, az aláírást, a tanúsítványt és magát a dokumentumot.